2.0 din 10.06.2021

Acest document descrie practicile de prelucrare de date personale ale Asociației Pentru Apărarea Drepturilor Omului în România – Comitetul Helsinki (APADOR-CH) cu privire la paginile de website www.apador.org și www.drepturicivile.ro dar si  pentru paginile de pe rețelele sociale (de ex. Facebook, Twitter, YouTube) denumite „APADOR-CH” și pentru datele primite prin email sau telefonic de asociație precum și pentru datele colectate în timpul activităților cu publicul ale asociației.

Toate aceste date personale sunt prelucrate de către Asociația Pentru Apărarea Drepturilor Omului în România – Comitetul Helsinki cu sediul în București, Strada Nicolae Tonitza nr. 8A, Sector 3, București, înfiinţată în baza sentinţei civile nr. 1339 din 24 aprilie 1990 a Judecătoriei Sector 1 Bucureşti, număr de înregistrare la MJ 3681/A/1990 în Registrul naţional al persoanelor juridice fără scop patrimonial, CUI 4601950, telefon: 021 312.45.28, email office@apador.org, în calitate de operator de date personale (în sensul precizat de Regulamentul 679/2016 0 GDPR), denumit pe parcursul acestei politici APADOR-CH.

Acest document are rolul de a vă informa în conformitate cu articolele 13 și 14 din GDPR cu privire la ce tip de date cu caracter personal prelucrăm ca operator, inclusiv cum le colectăm de la dumneavoastra, cum și unde am putea folosi aceste date, cum înțelegem să protejăm aceste date, cine are acces la acestea, și cum pot fi corectate în timp util erorile apărute.

1. Despre noi

APADOR-CH respectă legislația română și europeană în vigoare în domeniul protecției datelor cu caracter personal și prelucrează date personale doar în scopuri determinate.

Scopul principal al colectării datelor cu caracter personal este informarea utilizatorilor de Internet cu privire la APADOR-CH, a activităților asociației și interacțiunea cu utilizatorii interesați prin newsletter și rețelele sociale unde APADOR-CH are un cont deschis.

APADOR-CH primește cereri și informări de la diverse persoane fizice cu probleme legate de drepturile omului. Aceste date sunt în general nume si prenume, adrese de email sau telefon, ca și orice alte informații despre care persoanele respective cred ca pot fi utile pentru cazurile lor. Aceste date personale pot fi folosite, dacă este cazul, exclusiv pentru a răspunde la problema semnalată de respectiva persoană și nu sunt partajate cu altcineva. Dacă va fi necesar să le trimitem mai departe autorităților competente, spre soluționare, acest lucru  se va face numai cu acordul prealabil al persoanei vizate.     

Folosirea datelor respective în scop jurnalistic sau de informare a publicului, pe site-urile organizației, se poate face doar cu acordul expres al persoanei ale cărei date sunt prelucrate astfel. 

APADOR-CH organizează diverse întâlniri publice sau proiecte, unde sunt invitate sau implicate persoane publice și nu numai. Datele lor personale, necesare pentru aceste activități, pot fi obținute direct, sau, ca excepție, sunt colectate din surse publice (de ex. cărți de vizită, social media, Internet), iar informarea cu privire la prelucrarea datelor se face la prima comunicare cu aceștia.

În anumite proiecte, APADOR-CH va colecta datele personale direct de la persoane vizate, în special în cazul înscrierii online sau offline pentru participarea la un anumit proiect, interviu eveniment sau curs. Aceste date sunt folosite pentru a facilita participarea la evenimentul selectat, dar și pentru informări și invitații similare ulterioare.

Fotografiile și videoclipurile făcute în cadrul evenimentelor publice sunt folosite în scopul promovării evenimentului pe Internet și în mass-media sau, dacă este cazul pentru documentarea proiectului din care face parte evenimentul unde se includ raportările către un anumit finanțator anunțat în cadrul evenimentului.

În materialele create de APADOR-CH și publicate pe apador.org și drepturicivile.ro sau pe conturile de social media se prelucrează și date cu caracter personal care sunt folosite în scop jurnalistic sau în scopul exprimării artistice în contextul art. 7 din Legea 190/2018 și a art 85. GDPR și care sunt date cu caracter personal care au fost făcute publice în mod manifest de către persoana vizată sau care sunt strâns legate de calitatea de persoană publică a persoanei vizate ori de caracterul public al faptelor în care este implicată.

Temeiurile legale ale prelucrării acestor date sunt:

• consimțământ (art 6 (1) a GDPR) – pentru datele folosite pentru abonarea la newsletter, mesajele trimise prin formularul de contact, interacțiuni (comentarii, partajări, întrebări, etc.)  pentru vizitatorii paginilor noastre din rețelele sociale unde suntem activi, pentru solicitările primite prin email sau telefonic sau interviurile din anumite proiecte;
• contract (art 6 (1) b GDPR) – pentru datele colectate ca urmare a executării unui contract la care persoana vizată este parte sau pentru a face demersuri la cererea persoanei vizate, înainte de încheierea unui contract – de obicei cele legate de participarea la un proiect, eveniment sau instruire;
• obligație legală (art 6 (1) c GDPR) – pentru datele colectate ca urmare a obligațiilor legale de facturare, rambursare sau alte obligații legate de transparența și documentarea cheltuielilor din fonduri publice europene sau naționale.
• interesul legitim (art 6 (1) f GDPR) – pentru datele folosite pentru securitatea site-urilor apador.org și drepturicivile.ro și datele folosite pentru statisticile acestora, ca și contactarea persoanelor publice pentru invitarea la evenimentele organizate, ca și pentru pozele și videoclipurile făcute în timpul evenimentelor. 

2. Ce date personale colectăm și în ce scop

APADOR-CH colectează informații în patru modalități: direct de la utilizatorii site-urilor sau de la persoanele care participă la activitățile asociației sau contactează asociația prin email sau telefonic, indirect din surse publice, din rapoartele traficului înregistrat de serverele care găzduiesc site-urile noastre și prin intermediul cookie-urilor.

2.1. Date personale colectate direct.

Având în vedere scopul principal de informare, APADOR-CH colectează extrem de puține date personale direct de pe site. APADOR-CH colectează date personale în mod direct doar dacă decideți să vă abonați la newsletter-ul nostru sau să ne contactați în mod direct prin adresele de email de contact sau telefonic. 

Aceste date sunt păstrate până la revocarea consimțământului sau maximum 3 ani de la colectare pentru comunicarea directă.

De asemenea se pot colecta date cu caracter personal pe rețelele sociale ale APADOR-CH, dacă vă abonați la paginile noastre, dacă ne lăsați un comentariu sau ne scrieți un mesaj. Toate acestea se colectează cu acordul vostru, prin acțiunile pe care le faceți. În ceea ce privește conturile de pe rețelele sociale (Facebook, YouTube și Twitter), aceste date sunt colectate împreună cu rețelele sociale respective, cu care suntem operatori asociați. Funcționalitățile conturilor de pe aceste rețele sunt limitate de platformele respective, deci vă recomandăm să citiți politicile de confidențialitate ale acestor site-uri pentru mai multe detalii. Aceste date sunt folosite exclusiv pentru scopurile indicate de dvs. – de la publicarea comentariului, la răspunsul către dvs. la mesajul trimis.

De asemenea colectăm date personale la înscrierea online sau offline pentru participarea la un eveniment, instruire sau proiect, conform formularului de înscriere pentru fiecare eveniment în parte. Vom putea folosi aceste date și pentru informarea dvs. pe aceeași temă și după terminarea acelui eveniment, cu excepția cazului când nu doriți acest lucru. În anumite cazuri de evenimente, proiecte sau instruiri, datele dvs. sunt necesare și pentru obligațiile legale de facturare, rambursare sau alte obligații legate de transparența și documentarea cheltuielilor din fonduri publice europene sau naționale. Aceste date sunt păstrare conform obligațiilor legale în vigoare sau în cazul contractelor – pe durata impusă de finanțator, sau în lipsa acestor date – pe durata contractului plus trei ani după finalizarea acestuia.

O parte din evenimentele APADOR-CH au caracter public, iar pozele și videoclipurile făcute în cadrul acestor evenimente publice sunt folosite în scopul promovării evenimentului pe Internet și în mass-media. Dacă apăreți într-o poză și doriți să nu o folosim, vă rugăm să contactați imediat fotograful care v-a făcut poza sau echipa APADOR-CH, și poza nu va fi folosită public.

În anumite cazuri, asociația poate să prelucreze date personale din categorii speciale prevăzute de art 9 din GDPR – cum ar fi date care dezvăluie originea etnică, rasială, confesiunea religioasă sau apartenența la sindicate, date privind sănătatea etc, doar dacă aceste date sunt absolut necesare pentru activitatea respectivă punctuală. În aceste cazuri de obicei temeiul prelucrării este consimțământul expres al persoanei vizate (conform art 9(2) a), iar în unele cazuri de excepție pe temeiurile prevăzute de art 9 (2) d), e) sau f). Aceste date sunt păstrate în siguranță conform procedurilor interne.

2.2. Date personale colectate indirect din surse publice

APADOR-CH organizează diverse întâlniri publice, unde sunt invitate persoane publice și nu numai – atât în calitate de speakeri, dar și în calitate de participanți. Datele lor personale, necesare pentru aceste activități, pot fi obținute direct, sau, ca excepție, sunt colectate din surse publice (de ex. cărți de vizită, social media, Internet), iar informarea cu privire la prelucrarea datelor se face la prima comunicare cu aceștia. În acest scop colectăm de obicei cel mult nume, prenume, adresă de email, iar în anumite cazuri numărul de telefon sau contactul din social media.

2.3. Informații oferite automat din raportul de trafic al serverului. Atunci când vizitați un site web, indiferent de dispozitivul folosit, dezvăluiți anumite informații despre dvs., precum adresa IP, ora vizitei, locul de unde ați intrat pe site-urile noastre, paginile vizitate. APADOR-CH, ca și alți operatori, poate înregistra aceste informații pentru o perioadă de timp determinată. APADOR-CH folosește serviciile Google Analitics de analiză a traficului.

Aceste date sunt folosite exclusiv de către APADOR-CH pentru îmbunătățirea site-urilor proprii și pentru asigurarea securității acestora.

În nicio circumstanță APADOR-CH nu utilizează datele de trafic pentru identificarea persoanelor din spatele unor adrese IP.  Folosim aceste date exclusiv ca date statistice.

2.4.  Cookie-uri. APADOR-CH poate folosi cookie-uri pentru a facilita stocarea și funcționarea site-urilor și pentru optimizarea acestora.

În ceea ce privește serviciile externe APADOR-CH, care plasează cookie-uri (third party) în momentul navigării pe site-urile APADOR-CH, scopul acestora este de analiză a traficului (Google Analytics) sau de afișarea a conținutului video de pe platforma YouTube, dacă este cazul.

Majoritatea browserelor sunt setate să accepte cookie-uri în mod automat. Dacă însă nu doriți acest lucru, puteți reseta browserul, fie să vă anunțe ori de câte ori primiți câte un cookie, fie să refuze acceptarea cookie-urilor.

Utilizatorii care nu doresc utilizarea cookie-urilor pot folosi setările browserului preferat pentru ștergerea sau blocarea acestora sau folosirea unor pluginuri care fac același lucru (cum ar fi uBlock, Ghostery sau Privacy Badger).

3. Găzduirea datelor

Informațiile, inclusiv datele personale, primite pe serverele noastre vor fi înregistrate, utilizate, stocate și organizate pe servere protejate, unde sunt găzduite și site-urile asociației, precum și pe orice alte suporturi care permit astfel de operațiuni, în condiții de securitate optimă, prin mijloace adecvate. Pentru găzduirea în siguranță a datelor personale, folosim serviciile unor firme specializate, care acționează în calitate de persoane împuternicite de către APADOR-CH.

4. Drepturile voastre

Conform GDPR, beneficiați de dreptul de acces la date, la rectificarea datelor, la ștergerea acestora sau la restricționarea prelucrării, ca și de dreptul de a vă opune prelucrării.

Nu colectăm date personale prin sisteme automate, deci dreptul la portabilitatea datelor nu poate fi exercitat. De asemenea, nu facem procese decizionale automatizate, inclusiv prin crearea de profiluri.

Pentru datele colectate prin consimțământ, aveți dreptul de a retrage consimțământul în orice moment.

În cazul pozelor sau filmelor făcute de APADOR-CH, dacă ați apărut într-o imagine și doriți să nu o folosim, vă rugăm să contactați imediat fotograful sau echipa APADOR-CH și imaginea respectivă nu va fi folosită public sau va fi ștearsă, după caz.

Pentru exercitarea acestor drepturi ne puteți adresa prin e-mail o cerere, la adresa office@apador.org, cu privire la datele personale colectate de către noi. Pentru datele personale colectate de YouTube sau Facebook vă recomandăm să contactați direct acești operatori. Prin setările contului, noi avem acces doar la un set extrem de limitat de date personale.

De asemenea aveți dreptul de a depune o plângere în fața unei autorități de supraveghere sau de a depune o acțiune în instanță.

5. Cine are acces la informațiile voastre

În cursul prelucrării datelor cu caracter personal, APADOR-CH poate folosi și alte firme (numite persoane împuternicite) pentru realizarea scopurilor mai sus menționate, cum ar fi găzduirea site-urilor (Infomaniak Network Elveția) sau managementul și trimiterea newsletterului (Mailchimp- SUA).

Aceste firme au obligația să folosească aceste date în siguranță și exclusiv pentru scopurile precizate de către APADOR-CH. Acestea au acces doar la datele personale strict necesare furnizării serviciului stabilit de APADOR-CH și nu pot folosi datele personale în scopuri proprii. Toate acestea sunt în România și în Uniunea Europeană sau în orice alt spațiu juridic care oferă un nivel adecvat de protecție a datelor cu caracter personal conform standardelor Uniunii Europene (art 45 GDPR) sau alte garanții adecvate, inclusiv clauze standard de protecție a datelor (art 46 (2) GDPR).

În ceea ce privește conturile de pe rețelele sociale, aceste date sunt colectate împreună cu rețelele sociale respective (Facebook, Twitter, Youtube), cu care suntem operatori asociați, dar care probabil colectează și mai multe date personale.  Funcționalitățile conturilor de pe aceste rețele pentru noi sunt limitate de platformele respective, deci vă recomandăm să citiți politicile de confidențialitate ale acestor site-uri, pentru mai multe detalii.

În anumite cazuri de evenimente, proiecte sau instruiri, datele dvs. sunt necesare și pentru obligațiile legale de facturare, rambursare sau alte obligații legate de transparență și documentare a cheltuielilor din fonduri publice europene sau naționale. Aceste date pot fi partajate cu finanțatorul respectiv, care este menționat în mod distinct la colectarea datelor.

6. Prevederi finale

Politica APADOR-CH privind prelucrarea datelor personale 2.0 a fost adoptată la data de 10.06.2021, urmând ca în viitor, ori de câte ori o modificăm, să facem publică noua variantă pe site-urile asociației și să trimitem o informare în acest sens, dacă va fi cazul.

Politica de comentarii pe site și rețele de socializare: